Es steht außer Frage, dass die Adoption von Business Intelligence große Vorteile für Ihr Unternehmen haben kann. Viele dieser Vorteile haben wir in der Vergangenheit für Sie auf diesem Blog gelistet: mit gut eingerichtetem BI-Framework sehen Sie wichtige Unternehmensdaten auf dem ersten Blick. Automatische und standardisierte Datenerfassung erspart Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit. Eine automatisch laufende Datenverarbeitungsstelle kann Systeme 24/7 monitoren, und Ihre Mitarbeiter über Probleme frühzeitig in Kenntnis setzen. Im Idealfall kann ein BI-System sogar Vorhersagen über Ihr Unternehmen treffen – die sogenannte Predictive Analysis.

Aber bevor Sie diese Vorteile für Ihr Unternehmen genießen können, ist natürlich eine Einrichtungs- und Akklimatisierungsphase nötig. Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen bisher wenig bis nichts außerhalb des Vertriebs digitalisiert hat, kann das ganz schön einschüchternd wirken. Bei K&K Software begleiten wir Sie aber auf dem Weg zum digitalisierten, intelligenten Unternehmen.

Lesen Sie in diesem Blogpost, was Sie bei der Einrichtung erwarten müssen, was beim Umstieg auf BI zu beachten ist, und wie sich Ihr Betrieb an die neuen Arbeitsabläufe justieren wird.

Der Weg zur integrierten Business Intelligence

Schritt 1: Vorbereitung

Der vielleicht wichtigste Schritt für die Einrichtung eines BI-Tools – ganz unabhängig ob von Microsoft, Tableau, oder eine Open-Source-Lösung wie Metabase – findet schon vor der Einführung statt. Eine gute Planung und bestimmte Vorarbeitsschritte im Unternehmen können die Einrichtung eines BI-Tools entscheidend beschleunigen.

Überlegen Sie sich, was Sie von BI wollen. BI kann viele verschiedene Probleme in Ihrem Unternehmen lösen und an vielen Stellen – von Produktion bis Vertrieb – eingreifen. Bevor wir uns aber bestimmte Lösungen überlegen, setzen wir uns zusammen und erarbeiten gemeinsam, wo und wie BI-Tools in Ihrem spezifischen Unternehmen am effizientesten eingesetzt werden können.

Bereiten Sie Ihre Dateninfrastruktur vor. Damit der BI-Controller – also das zentrale Berechnungsorgan Ihres BI-Komplexes – seine Arbeit machen kann, benötigt er Daten. Informationen wie produzierte Stückzahlen oder Quartalsabrechnungen produziert Ihr Unternehmen automatisch. Wichtig ist, dass diese Informationen kompatibel als Daten an den Controller weitergegeben werden können.

Wenn Sie also zum Beispiel Produktionsdaten sammeln wollen, benötigen Sie bestimmte Sensoren und Zähler, die an Ihre Produktionsmaschinen angeschlossen sind. Diesen Schritt können wir auch gerne für Sie übernehmen – für ganz besonders individuelle Fälle sind wir sogar mit einem 3D-Drucker ausgestattet, um individualisierte Sensoren herzustellen.

Möchten Sie Vertriebsdaten anpassen, ist Arbeit insbesondere im Dateiformat nötig. Viele Unternehmen sammeln Daten an verschiedenen Stationen auf unterschiedliche Arten – ein Team trägt sie in Excel ein, ein anderes erhebt seine Daten per Stift und Papier. Eine einheitliche Datenerhebung ist hier unbedingt notwendig. Auch bei diesem Schritt stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein. Die wichtigste Größe in Ihrem Unternehmen ist natürlich nicht der Datensatz, sondern Ihre Mitarbeiter. Die sollten möglichst früh in den Prozess eingebunden werden. Das erhöht kritisch die Akzeptanz für die nötigen Umstrukturierungen und garantiert, dass die BI-Tools sinnvoll in den Arbeitsablauf integriert werden können – und nicht erst rückwirkend angepasst werden müssen.

Haben Sie diese drei Schritte befolgt, steht der Einführung eines BI-Tools in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg. Es bleibt zu überlegen, für welches Tool Sie sich entscheiden. Möchten Sie ein Open-Source-Tool – und dafür gibt es viele gute Gründe – haben wir in einem anderen Post einen Vergleich der üblichsten Programme für Sie erarbeitet. Wir arbeiten aber auch gerne mit proprietären Systemen, wie beispielsweise Microsoft Power-BI.

Schritt 2: Einrichtung

Je mehr Zeit und Energie Sie in die Vorbereitungen investiert haben, desto schneller und einfacher ist die Einrichtung Ihres BI-Systems. Im Idealfall ändert sich gar nicht viel an Ihren praktischen Arbeitsabläufen – nur, dass eben alles ein bisschen schneller geht. Deswegen ist es wichtig, die Digitalisierung mit Gefühl und Bewusstsein durchzuführen.

Stellen Sie Ihre Arbeitsprozesse schon vor der Umstellung um. Einige Arbeitsprozesse verändern sich durch die Umstellung in das Digitale nur leicht, aber entscheidend. Zum Beispiel, wenn Ihre Maschinenführer Daten digital statt per Stift und Papier übermitteln. Um Reibungen zu vermindern, kann es helfen, derartige kleine Prozesse bereits im Vorfeld umzustellen, damit etwaige Probleme gelöst werden können, ehe sie entstehen.

Reduzieren Sie Reibung in der Produktion. Ein glatter Umstieg ist besonders dann notwendig, wenn Ihre BI-Tools direkt in Ihre Produktionslinien eingreifen. Überlegen Sie sich vorher genau, wo Sie Tools installieren müssen, und bereiten Sie sich mit uns zusammen auf einen schnellen Einbau von Sensoren oder Ähnlichem vor.

Kalkulieren Sie Komplikationen ein. Trotz aller Vorbereitung und sorgfältiger Einrichtung wird es wahrscheinlich trotzdem zu einigen kleineren Problemen kommen. Kalkulieren Sie also kleinere Ausfälle in Produktion und Betrieb ein, bevor Ihre BI-Tools weitgehend autark laufen. Besorgten kann helfen, einen Umstieg in eine eher auftragsärmere Zeit zu legen.

Jetzt haben Sie es also geschafft; Ihre BI-Frameworks stehen. Das Unternehmen ist untereinander vernetzt, Daten schnurren von Ihrer Produktion in den zentralen Controller, der Ihnen mit Hilfe von grafischen Interfaces und genauen Berechnungen einen neuen Blick auf Ihr Unternehmen gibt.

Und jetzt? Jetzt ist es Zeit, sich an die neuen Unternehmensumstände zu gewöhnen.

Schritt 3: Akklimatisierung

Trotz aller Vorbereitung und allem Bewusstsein bei der Einrichtung muss man sich bei den grundlegenderen Digitalisierungsschritten immer auf eine gewisse Akklimatisierungsphase einstellen. Die kann durch oben genannte Schritte verkürzt, aber nicht vollständig vermieden werden. Dabei ist die Dauer der Akklimatisierungsphase zentral davon abhängig, wie tief die Veränderungen, die durch BI-Tools vorgenommen werden, in den Unternehmensalltag eingreifen.

Erwarten Sie Resultate, aber nicht sofort. Die Einführung von BI-Tools hat insbesondere für kleinere Unternehmen und Unternehmen aus dem Mittelstand große Vorteile, von denen wir anderswo bereits ausführlicher geschrieben haben. Aber bevor sich diese Vorteile wirtschaftlich manifestieren, kann es etwas Zeit brauchen; seien Sie also auf Resultate bedacht, haben Sie aber etwas Geduld.

Nutzen Sie freigewordene Arbeitskraft intelligent. Ein großer Vorteil der Business Intelligence ist das Potential der Automatisierung. Hier kann potenziell viel Arbeitskraft befreit werden, die dann aber auch wirtschaftlich intelligent genutzt werden muss. Überlegen Sie, wie Sie ihre entlasteten Angestellten am besten einsetzen. Möglichkeiten reichen von mehr Raum für Self-Care bis zu verschobenen Arbeitsprioritäten und Freiheiten zum innovativen Arbeiten.

Reevaluieren Sie periodisch Ihr BI-Framework. Business Intelligence kann nicht nur Ihr Unternehmen wachsen lassen, es ist selbst eine organische Komponente Ihres Unternehmens. Evaluieren Sie die Integration von Business Intelligence regelmäßig. Überlegen Sie sich, wo Sie vielleicht Ihre BI-Integration vertiefen oder verknappen können und in welchen Bereichen BI praktisch Sinn ergibt.

Nach der Akklimatisierungsphase wird Business Intelligence bald ein normaler Teil Ihres Unternehmens sein.

Natürlich können wir bei K&K Software Sie bei jedem Schritt unterstützen. Es ist unser Anliegen, Ihren Umstieg so reibungslos wie möglich ablaufen zu lassen. Kontaktieren Sie uns bei Interesse und weiteren Rückfragen einfach online oder per Telefon. Gerne beraten wir Sie weiter zum Thema Business Intelligence.