Im Datenwald: Excel den Rücken kehren?
Sich verlaufen: In Excel entschieden weniger schön als hier in der Rhön.
Vielleicht haben Sie schon einmal von der Sunk Cost-Fallacy gehört. Diese Beschreibt, in aller Kürze, ein psychologisches Phänomen, nach dem Menschen dazu neigen, Projekte, in die sie investiert haben, mit immer mehr Ressourcenaufwand weiterzuführen, obwohl eine andere Lösung effizienter, praktischer und günstiger wäre. Die Sunk Cost-Fallacy wird gerne im Bezug auf Geld gedacht. Genaso wichtig ist aber der Aspekt der Zeit: Menschen, die viel Zeit und Mühe in den Aufbau einer Infrastruktur gesteckt haben, benutzen sie oft entgegen jeder Vernunft bis weit jenseits der Praktikablität.
Genau über dieses Phänomen wollen wir hier sprechen. Denn viele Unternehmen fallen ihm gerade im Aspekt interner Organisation immer wieder zum Opfer. Klassisch ist dabei das Management von Unternehmensdaten, zum Beispiel in der Buchhaltung oder Lagerkomissionierung. Der Übeltäter: Excel. Der Grund: Die Firmen haben über Jahre hinweg teils hochkomplexe auf Excel basierte Infrastruktur aufgebaut, die langsam, ineffizient und schlichtweg veraltet ist. Aber irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem ein Umstieg auf eine andere Lösung, zum Beispiel Business Intelligence mit seinen Dashboards, quasi unausweichlich wird.
Genau über diesen Moment wollen wir hier reden, und fragen uns: Wann ist er erreicht? Welche Vorteile hat Business Intelligence gegenüber Excel? Sollte ich schon lange umgestiegen sein? Oder ist mein Datenmanagement noch okay? Ich lade Sie dazu ein, gemensam das Thema Excel in Unternehmen mal etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.
Warum eigentlich Excel?
Für sich alleine genommen ist Excel ein unwahrscheinlicher Champion der Buchhaltung und des Datenmanagements. Sicher, es bietet relativ mächtige Algorithmen, und der findige User kann aus dem Programm so manches herausholen. Aber unterm Strich ist es eine Standardlösung für einen sehr individuellen Unternehmensbereich. Ein inkompatibles Tool, in dem Daten in der Regel händisch eingespeist werden müssen. Warum also hat es sich überhaupt durchsetzen können?
Eigentlich gibt es auf diese Frage zwei Antworten. Zum einen ist Excel ein vielseitiges Programm, zu seinem Schaden, aber auch zu seinem Nutzen. Das heißt, eine große Anzahl an Firmen können das Programm so anpassen, dass es irgendwie, ganz grob, zu ihrem Workflow passt. Aber der wichtigere Grund ist der, dass es als Standardprodukt von Microsoft eben überall installiert ist, und dann als erstbeste Lösung zum Datenmanagement benuzt wird. Das geht am Anfang auch wirklich gut, und erstmal bemerkt man gar nicht, wie ineffizient Excel für Unternehmen von auch nur mittelständischer Größe eigentlich ist.
Zunächst funktioniert Excel im Dateimanagement sehr gut. Erst wenn die Firma wächst, entdeckt man die Risse.
Wenn Sie also in der Situation sind, dass Sie mit Excel arbeiten, es sich aber einfach nicht mehr gut anfühlt, sind Sie zum einen mit dem Problem nicht alleine, und zum anderen ist es nicht Ihre Schuld. Große Softwareunternehmen arbeiten mit genau solchen Kundenbindungen, um ihre Programme an eine möglichst breite Nutzerbasis zu verkaufen – für zugeschnittene, automatisierte und effiziente Lösungen ist da keine Zeit, das rechnet sich für diese Entwickler einfach nicht.
Ein Ausweg aus dem Wald in die weite Flur des Business Intelligence.
Welche Teile von Excel könnte ich denn automatisieren?
Im Prinzip kann alles, was Unternehmen üblicherweise mit Excel machen, mithilfe von Business Intelligence-Lösungen automatisiert und effizienter gemacht werden. Um einige häufige Punkte zu nennen:
Daten sammeln vs. Daten sammeln lassen: Während in Excel Unternehmensdaten zum Beispiel von Maschinen oder Controllern händisch zusammengetragen werden müssen, kann eine BI-Lösung automatisch Maschinendaten sammeln. Daten von Controllern oder Managern können von den Mitarbeitern selbst schnell und einfach verwaltet werden. Wenn sich außerdem Daten aus Drittquellen ändern, muss man alles von Hand in den Excel-Sheets anpassen. Business Intelligence macht das automatisch.
Manuelle Verwaltung vs. Big Data: Will man Daten in Excel gruppieren und in Beziehung setzen, muss das automatisch passieren. BI kennt die Daten als Teil eines größeren Systems – und kann diese daher flexibel und sofort erforschbar machen. Auch mit größeren Datenmengen geht BI in der Regel effizienter um – Excel-Dokumente werden sehr schnell sehr langsam, wenn viele Daten eingetragen sind.
Grafiken erstellen vs. Dashboards: Möchte man mit Excel verwaltete Daten beispielsweise für eine Präsentation visuell darstellen, führt oft kein Weg an einer manuellen auslese und der zeitraubenden Erstellung von Präsentationsgrafiken vorbei. BI macht das automatisch, und die ganze Zeit – nicht nur für Präsentationen, sondern auch für Ihren Überblick. Außerdem aktualsieren sie sich von selbst – keine veralteten Visualsierungen mehr! Bei Meetings und Unterwegs kann man außerdem sofort auf die neuesten Daten zugreifen.
Offene Daten vs. geschlossenes System: In vieler Hinsicht ist Excel schlicht unsicher. Zugriffsrechte auf Daten lassen sich in BI-Systemen viel genauer verwalten. Außerdem sind in Excel alle Daten zentral gespeichert, in einem Format, das fast jeder Rechner auf dem Globus problemlos lesen kann; mit nur einem USB-Stick sind Ihre Unternehmensdaten geklaut. Bei einem BI-System kann ein Angreifer häufig bestenfalls ein Foto von Ihrem Dashboard machen.
Softwareabhängikeit vs. Langlebigkeit: Excel-Dateien können korrupt oder schlicht unbrauchbar werden, wenn genug Zeit ins Land geht – wenn Sie also Ihr Unternehmen für eine längere Zeit als die aktuelleste Office-Version führen wollen, dann sollten Sie sich jetzt schon Gedanken über die Langlebigkeit Ihrer Daten machen. Alte Excel-Formate werden gerne mal etwas falsch ausgelesen – hier verrutscht eine Spalte, dort funktioniert ein Algorithmus nicht mehr. Außerdem gibt es keinen Schutz gegen menschliche Fehler, die unentdeckt bleiben. Schnell wird mal eine Datenaktualisierung vergessen, oder unvollständig verarbeitet, und dann ist sie für immer fehlerhaft im System. BI ist automatisch, konsistent, und bleibt Ihrem Betrieb für eine Weile erhalten.
Wann ist der kritische Punkt erreicht?
Im Grunde empfehlen wir, so früh wie möglich von Excel auf eine Business Intelligence-Lösung umzusteigen. Je länger Sie mit dem Umstieg warten, desto schwieriger gestaltet er sich: Es gibt mehr Daten zum migrieren, Ihre Mitarbeiter haben sich immer mehr an Excel gewöhnt, und es wird immer schwieriger, einen neuen Workflow zu lernen.
Irgendwann gibt es aber den kritischen Punkt, an dem Sie um einen Umstieg kaum noch herumkommen. Auch wenn Sie ihm im idealfall zuvorkommen sollten, sind frühe Warnzeichen dennoch gut zu kennen.
Sollten mehrere der folgenden Punkte auf Ihren Workflow zutreffen, ist es wahrscheinlich, dass Sie durch Excel mehr Geld verlieren, als Sie durch einen Umstieg auf BI einsparen würden.
- Sie versuchen, Datenbanken nachzubauen, obwohl Excel dafür gar nicht gedacht ist; dabei nutzen Sie befehle wie SVERWEIS, INDEX oder VERGLEICH.
- Das Sammeln und Eintragen von Daten in Ihre Excel-Sheets nimmt monatlich mehrere Tage in Anspruch.
- Da Sie bereits gemerkt haben, dass man das automatisieren können müsste, versuchen Sie, Ihre Excel-Sheets beispielsweise mit Makros zu verwalten.
- Ihre Excel-Sheets brauchen lange zum Laden und Speichern, weil sie inzwischen so groß und intensiv geworden sind.
Wo kann ich mich weiter über Business Intelligence informieren?
Wenn Sie nach dem Lesen dieses Artikels an einer Business Intelligence-Lösung für Ihr Unternehmen interessiert sind, dann finden Sie auf unserem Blog weitere Informationen.
Lesen Sie hier, wie eine BI-Lösung für Ihr Unternehmen aufgebaut werden kann.
Oder sehen Sie sich hier unsere Argumente für eine Open Source-Lösung an.
Und hier können Sie sich von unseren fünf Argumenten für Business Intelligence überzeugen.
Natürlich beraten wir Sie auch gerne persönlich. Wenn Sie an einer Business Intelligence-Lösung für Ihr Unternehmen interessiert sind, dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Dann können wir uns zusammensetzen und gemeinsam den perfekten Einstieg für Ihr Unternehmen planen.
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Wir bei K&K arbeiten in einem interdisziplinären Team zusammen. Das ist wunderbar, da so viele unterschiedliche Denkansätze ins Unternehmen kommen. Unsere Erfahrungsberichte, Branchennews, Anleitungen und Sonstiges stellen wir regelmäßig in diesem Blog online.