Für bessere und schnellere Entscheidungen

So entsteht Ihre BI-Lösung

Eine Zahl kann irren, tausend Zahlen sind wegweisend. Wir helfen Ihnen, Ihre Zahlen zu bündeln und sie dank graphischer Visualisierung leicht und einfach verständlich zu machen. Denken Sie an einen Bienenstock, in dem unglaublich viel vor sich geht. Und doch hat man am Ende ein klar strukturiertes, logisch aufgebautes Konstrukt, das flexibel und reaktionsfähig ist. Sie glauben, in Ihnen steckt keine Bienenkönigin? Wir beweisen Ihnen das Gegenteil!

Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software

Ausgangslage

Diese Grafik war Ihnen zu viel? Keine Sorge; in diesem Blogpost zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie aus einer Ihnen wahrscheinlich bekannten Ausgangslage an einen Punkt kommen, an dem Sie sich zwischen Waben und Daten wie Zuhause fühlen.

Ausgangslage ist ein typisches Unternehmen mit separaten IT-Systemen für ERP, CRM und Projektsteuerung, sowie manuellem (Excel-) Reporting an Controlling, Management und Geschäftsführung. 

Durch eine Business-Intelligence-Lösung wird das Reporting im Unternehmen vollständig automatisiert. So wird die Effizienz gesteigert und die Kosten sinken.

Die Grafik zeigt die Ausgangslage im Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software

1.1 Wie werden unsere Daten automatisiert gesammelt?

 

Ihre Ausgangssituation: Es gibt verschiedene Systeme wie ERP, CRM, MES, Projektsteuerung, Zeiterfassung, sowie viele Maschinen mit eigenen Datenbanken. Diese Systeme sind nicht miteinander vernetzt.

Helchteren Herausforderung:

  • Viele unterschiedliche Datenquellen

Leistungen K&K:

  • Daten in zentrale Datenbank zusammenführen
  • Untersuchung der vorhandenen Systeme
  • Zugriff über vorhandene Schnittstellen auf die Datenbank
  • Automatisierung des Prozesses

Unser Service: K&K untersucht jedes System ausgehend von einem führenden System wie ERP. Wir greifen dabei über vorhandene Schnittstellen auf die Datenbank zu und bauen einen automatisierten Prozess, der die notwendigen Daten zeitgesteuert in eine zentrale SQL-Datenbank kopiert.

Ergebnis:

  • Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können jetzt zentral angesprochen werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 1.1. „Daten automatisiert sammeln“.

1.2 …meine Systeme haben aber nicht die nötigen Schnittstellen?

 

Ihre Ausgangssituation: Schnittstellen sind bisher noch gar nicht vorhanden oder werden noch unzureichend genutzt.

Herausforderung:

  • Schnittstellen fehlen/ werden nicht genutzt

Leistungen K&K:

  • Bestehende Schnittstellen nutzen
  • Neue Schnittstellen programmieren

Unser Service: Viele – gerade ältere – Syseme haben noch keine Schnittstellen oder nur rudimentäre Export-Funktionen, beispielsweise als CSV. Ist das der Fall, dann baut unser Team Schnittstellen, um die Daten automatisiert in eine zentrale, verknüpfte Datenbank zu exportieren.

Für viele Systeme haben wir aus unserer 20-jährigen Tätigkeit bereits fertige Schnittstellen „in der Schublade“ oder universelle Frameworks, sodass dieser Schritt besonders schnell und effizient ausgeführt werden kann.

Ergebnis:

  • Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können jetzt zentral angesprochen werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 1.2. „Programmierung von Schnittstellen“.

1.3 …meine Maschinen liefern nicht die richtigen Daten?

 

Ihre Ausgangssituation: Sie haben Maschinen, deren Daten Sie gerne in ein BI-System einpflegen wollen würden. Allerdings fehlt Ihnen eine Möglichkeit, dafür automatisch Daten zu sammeln.

Herausforderung:

  • Daten werden nicht erfasst
  • Alte Maschinen liefern keine Daten

Leistungen K&K:

  • Design, Bau und Implementierung von IoT-Datensammlern
  • Produktion von Prototypen, Einzelstücken und Kleinserien (inkl. 3D-Druck vom Gehäuse)

Unser Service: Zunächst sehen wir, wie wir Daten abgreifen können, z.B. durch:

  • Konsultation des Herstellers
  • Bauen eigener Datensammelhardware
  • Bauen von Sensor-Boards

Mittels autonomen IoT-Datensammlern (IoT steht dabei für „Internet of Things“) können individuelle Messwerte erfasst werden. K&K Software hat lange Erfahrung im Bau und der Programmierung von IoT-Hardware mit dem Raspberry Pi, Arduino, Platinenrechnern, Mini-Rechnern usw.

Sensoren können simpel (Lichtschranken, Zählwerke, Temperatur, Gaskonzentration, …) oder komplex (Lokalisierung mittels Bluetooth-Beacons, WLAN-Lokalisierung, Geofencing, …) sein.

Unsere Leistungen umfassen dabei: Konzepterstellung, Prototypenbau, Softwaredesign, IT-Security-Aspekte, ggfs. Userinterface, Softwareprogrammierung, Gehäusekonstruktion, 3D-Druck und Mini-Serienproduktion.

Ergebnis:

  • Sensor-Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können jetzt zentral angesprochen werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 1.3. „IoT Datensammler erstellen“.

2.1 Was ist ein Data Broker, und wozu brauche ich ihn?

 

Ihre Ausgangssituation: Daten aus verschiedenen Systemen sind nicht richtig kompatibel. Es gibt keine gemeinsamen oder eindeutigen Schlüssel, oder Daten laufen über. Die Daten werden manuell in Excel kopiert und verknüpft, mittels Excel-Formeln vorberechnet und dann von Hand verdichtet.

Herausforderung:

  • Daten sind nicht verknüpft
  • Daten werden manuell in Excel kopiert

Leistungen K&K:

  • Programmierung von Data Broker Services
  • Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen

Unser Service: Wir erstellen Ihnen einen Data Broker. Dieser verknüpft die Daten aus verschiedenen Quellen. Das funktioniert so:

  1. Anreichern von Daten mit Schlüsselinformationen (z.B. Kundennummern, Projektnummern, Rechnungsnummern, Mitarbeiternummern, ….).
  2. Anreichern der Daten mit notwendigen Metadaten.
  3. Nutzen der Schlüsselinformationen, um Daten aus verschiedenen Quellen und Systemen miteinander zu verbinden, und so systemübergreifende Auswertungen zu ermöglichen.
  4. Mittels Algorthmen Implementierung der Regeln, mit denen ein Mensch die Daten in Beziehung setzt.

Je nach Umgebung und Anforderung kann so etwas mittels multipler, unabhängiger Microservices oder einer monolithischen Middleware-Schicht implementiert werden.

Ergebnis:

  • Daten verschiedener System sind verknüpft und können jetzt in Beziehung gesetzt und ausgewertet werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 2.1 „Data Broker erstellen“.

2.2 Welche Vorteile habe ich von webbasierten Rückmeldungen?

 

Ihre Ausgangssituation: Nicht zu automatisierende Rückmeldungen von Projektleitern (z.B. subjektive Einschätzung vom Projektfortschritt), Technikern, Buchhaltern, Logistern etc. erfolgen per E-Mail oder Telefon und müssen per Hand in Systeme eingepflegt werden.

Herausforderung:

  • Rückmeldungen erfolgen noch analog per E-Mail oder Telefon

Leistungen K&K:

  • Programmierung für Webinterfaces für Rückmeldungen

Unser Service: Erstellung intelligenter und benutzerfreundlicher Apps, Webapps oder Webseiten zur Rückmeldung von Daten. Durch intelligente Vorbelegung möglichst aller Spalten, der Anzeige von zugehörigen Informationen, der Anzeige der letzten Rückmeldungen etc. wird es für den Rückmelder möglichst einfach und komfortabel gemacht, die Informationen einzugeben oder im Idealfall nur noch zu bestätigen. Das erhöht die Akzeptanz der Systeme.

Durch Validierungsregeln werden Eingabefehler außerdem automatisch verhindert oder zumindest minimiert. Das erhöht die Datenqualität.

Ergebnis:

  • Manuelle Daten werden automatisiert erfasst und müssen nicht zusätzlich von Menschen angefasst werden ⇒ enorme Arbeitszeitersparnis

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 2.2 „Webbasierte Rückmeldungen“.

2.3 Kann ich meine Mitarbeiter irgendwie an die Rückmeldungen erinnern?

 

Ihre Ausgangssituation: Sehr oft werden manuelle Rückmeldungen im Alltagsstress der Fachabteilung vergessen und im Controlling nimmt das Erinnern an die Rückmeldungen eine erhebliche Zeit ein. Dieser sich ständig wiederholende Prozess ist für alle Seiten frustrierend.

Herausforderung:

  • Den Rückmeldungen muss nachgelaufen werden

Leistungen K&K:

  • Programmierung eines Erinnerungssystems für Rückmeldungen

Unser Service: Die Erstellung eines Systems, das fehlende Rückmeldungen automatisch erkennt und die Personen an die notwendige Erfassung erinnert.

So ein System kann in Stufen ablaufen. Ein Beispiel:

1 Tag vorher ⇒ Mitarbeiter wird benachrichtigt
Stichtag ⇒ Mitarbeiter wird erinnert
1 Tag überfällig ⇒ Mitarbeiter wird erinnert
2 Tage überfällig ⇒ Teammitglieder werden erinnert
3 Tage überfällig ⇒ Vorgesetzter wird informiert

Ergebnis:

  • Erinnerungen an manuelle Prozesse erfolgen automatisch und müssen nicht von Menschen angefasst werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 2.3 „Erinnerungen an Rückmeldungen“.

3.1 Wie funktioniert die Installation der BI-Software?

 

Ihre Ausgangssituation: Die Installation der BI-Software steht an. Das ist typischerweise eine Open Source-Software wie Radash oder Grafana, eine kommerzielle Software wie Tableau, Microsoft Power BI oder Google Data Studio, oder eine Eigenentwicklung in Microsoft Visual Studio, Microsoft .NET, .NET Core oder Laravel.

Herausforderung:

  • Abstimmung mit der IT-Strategie (Public Cloud, Private Cloud, OnPremises)

Leistungen K&K:

  • Abstimmung mit IT-Abteilung
  • Installation der Software bzw. Einrichtung der Cloud-Lösungen
  • Vernetzung mit den Datenbank, Schnittstellen, dem Data Broker, etc.

Unser Service: Die Installation kann „on premise“ (also bei Ihnen im Haus), in der Private Cloud (in einem eigenen Rechenzentrum oder im K&K-Rechenzentrum) oder in der Public Cloud (Amazon AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Computing, Hetzner Cloud) erfolgen. Auch moderne Zwitterkonzepte wie Hybrid Cloud bzw. Hyperconvered (mit Teilen der Infrastruktur je im Haus und Rechenzentrum) könnten sinnvoll sein und von uns implementiert werden.

Weiterhin erfolgt die Einrichtung der Schnittstellen zur Datenbank und zum Data Broker.

Ergebnis:

  • Fertig konfigurierte BI-Software mit erstem Dashboard

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 3.1 „BI Software installieren“.

3.2 Wie läuft die Erstellung eines Dashboards ab?

 

Ihre Ausgangssituation: Mitarbeiter in Controlling, Projektleitung, Teamleitung und Abteilungsleitung sind oft Tage damit beschäftigt, Präsentationen aus den erhaltenen Daten zu erstellen. Diagramme werden zeitaufwändig in Excel erstellt. Ein Dashboard visualisiert diese Daten automatisch und kann auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Herausforderung:

  • Manuelle Erstellung von Auswertungen und Präsentationen

Leistungen K&K:

  • Erstellung von Dashboards

Unser Service: Wir erstellen Ihnen ein individualsiertes Dashboard für die Visualsierung der gesammelten und verknüpften Daten. Das läuft etwa so ab:

    • Herausarbeiten der Fragestellungen.
    • Erarbeiten geeigneter Visualisierungsformen für die Fragestellungen.
    • Zusammenstellung verschiedener Visualisierungen in Dashboards.
    • Zusammenstellung verschiedener Dashboards für unterschiedliche Nutzergruppen (Vorstand/Geschäftsführung, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Controlling, Projektmanagement, Logistik, ….) samt Rechtemanagement. Die Dashboards berechnen und aktualisieren sich automatisch, sobald neue Daten vorliegen.

Ergebnis:

  • Erinnerungen an manuelle Prozesse erfolgen automatisch und müssen nicht von Menschen angefasst werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&K erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 3.2 „Dashboard erstellen“.

3.3 Warum ist es nötig, Dashboards weiter zu optimieren?

 

Ihre Ausgangssitutuation: Die Beschäftigung mit der Datenanalyse und Meetings nehmen zu viel Zeit in Anspruch. Die Darstellung ist für Nicht-Eingeweihte zu komplex und erklärungsbedürftig

Herausforderung:

  • Auswertungen und Dashboards sind zu komplex

Leistungen K&K:

  • Vereinfachung von Dashboards

Unser Service: Wir optimieren Ihr Dashboard. Es ist schwierig, ein übersichtliches, einfaches Dashboard zu erstellen. Typische Optimierungsmaßnahmen sind:

 

  1. Verdichten der Dashboards auf die interessanten Daten.
  2. Wählen von Darstellungsformen, die besonders gut geeignet sind, um schnell erfasst zu werden (z.B. Ampeln oder historische Verläufe).
  3. Intuitiver Aufbau der Dashboards, sodass sie auch für Stellvertreter, Nicht-Eingeweihte oder neue Mitarbeiter zu verstehen sind. Zielwerte, intelligente Überschriften und übersichtliche Grafiken lassen schnell erkennen um was es geht

Ergebnis:

  • Übersichtliche und benutzerfreundliche Dashboards

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&K erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 3.3 „Dashboards optimieren“.

4.1 Wie funktioniert automatische Trend-Erkennung?

 

Ihre Ausgangssituation: Es werden zu viele Daten visualisiert und man erkennt keine Trends, insbesondere nicht intuitiv. Sie sehen sich Momentaufnahmen statt Langzeitentwicklungen an.

Herausforderung:

  • Trends werden nicht auf dem ersten Blick erkenntlich

Leistungen K&K:

  • Identifikation und Darstellung von Datensets
  • Kennzeichnung kritischer Stellenwerte
  • Sichtbar machen von Trendverläufen

Unser Service: Eine Analyse der Daten und Fragestellungen. Damit können wir die für die  Trenderkennung notwendigen Datensets identifizieren und geeignet darstellen. Danach legen wir kritische Schwellwerte fest und zeichnen Trendverläufe nach.

Ergebnis:

  • Intuitiv zu erfassende Trends.

 

Fortschritt

4.2 Welche Vorteile habe ich von manueller Musteranalyse?

 

Ihre Ausgangssituation: Ihre BI-Lösung ist eingerichtet. Daten werden gesammelt und in Verbindung gesetzt. Trends werden erkannt. Es gibt aber scheinbar keine klaren Zusammenhänge in Ursache und Wirkung.

Herausforderung:

  • Keine klaren Ursache-Wirkung-Zusammenhänge

Leistungen K&K:

  • Datenanalyse

Unser Service: Datenanalyse um Ursache-Wirkung-Zusammenhänge zwischen Daten und Ereignissen in unterschiedlichen Systemen zu suchen und sichtbar zu machen. So können Sie auch früher proaktiv werden, um negativen Trends entgegenzuwirken, ehe sie akute Folgen haben.

Zum Beispiel können Ausschuss- oder Ertragstrends von Produktionsanlagen den Verschleiß einzelner Bauteile vorhersagen. Diese können dann abgestellt werden, bevor es zu einem Ausfall und somit zur Produktionsunterbrechung kommt.

Ergebnis:

  • Bericht des K&K-Datenanalysten

Abgrenzung:

  • Keine Folgeprozesse und Maßnahmen, die sich aus dem Bericht ergeben

 

Fortschritt

4.3 Ist Musterkennung auch mit Machine Learning oder AI möglich?

 

Ihre Ausgangssituation: Es können von Menschen keine Muster erkannt werden. Vielleicht kann eine künstliche Intelligenz helfen, wo die menschliche versagt?

Herausforderung:

  • Menschen können keine Muster erkennen

Leistungen K&K:

  • Aufbau und Training eines neuronalen Netzwerkes

Unser Service: Aufbau und Training eines neuronalen Netzwerkes, um mit Methoden der künstlichen Intelligenz (KI bzw. AI = Artifizielle Intelligenz) und maschinellem Lernen (oder Deep Learning) Muster, Zusammenhänge und Aussagen aus Daten zu extrahieren. Dabei können auch externe Datenquellen einbezogen werden.

Ergebnis:

  • Trainiertes KI-Modell mit automatisiertem Reporting

Abgrenzung:

  • KIs erkennen sehr gut Zusammenhänge, aber häufig auch da, wo Korrelation und Kausalität nicht zusammenhängen

 

Fortschritt

5.1 Kann ich automatisiert über Auffälligkeiten alarmiert werden?

 

Ihre Ausgangssituation: Die Dashboards, Reportings und Präsentationen müssen aktiv überwacht werden, um Ausreißer zu erkennen.

Herausforderung:

  • Fehlende ständige Überwachung

Leistungen K&K:

  • Erstellung von Triggern
  • Automatische Benachrichtungen

Unser Service: Erstellung von Triggern, die eine geeignete Benachrichtung oder Alarmierung auslösen.

Das können einfache Wenn-Dann-Regeln sein (“Wenn Temperatur im Serverraum über 30°C, dann benachrichtige die Klimaanlagenverantwortlichen”), die Regelsets können aber auch beliebig komplexer gestaltet werden.

Die Benachrichtigung kann ein Hinweis auf den Dashboards sein, eine E-Mail, eine Nachricht in Messaging-Software wie Microsoft Teams oder dem ERP/CRM-Newsstream oder aber in Form einer App oder SMS-Benachrichtigung kommen, um höchste Aufmerksamkeit zu garantieren.

Ergebnis:

  • Direkte Benachrichtigung bei Ereignissen

 

Fortschritt

5.2 Predictive Analysis: Kann BI auch in die Zukunft schauen?

 

Ihre Ausgangssituation: Die Daten gewähren nur einen Blick in die Vergangenheit. Sie interessieren sich aber verständlicherweise auch für die Zukunft.

Herausforderung:

  • Keine klaren Ursache-Wirkung-Zusammenhänge

Leistungen K&K:

  • Datenanalyse

Unser Service: Erstellung von Vorhersagen für die Zukunft aus den kombinierten Datenquellen.

Beispielsweise kann die Liquidität eines Unternehmens mittels vernetzer Daten aus Buchhaltung, Produktion, Urlaubskalender, Auftragseingang, historischem Zahlungsverhalten der Kunden usw. über lange Zeiträume sehr exakt berechnet werden.

Ergebnis:

  • Reporting-Dashboard zu der Fragestellung

Abgrenzung:

  • Genauigkeit der Vorhersage hängt von der Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten ab

 

Fortschritt

Et voilà

 

Fertig ist unser Digitalisierungsprozess. Die einzelnen Schritte fügen sich nun zu einem kompletten Bild zusammen:

Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software
Vorstand der K&K Software AG Arnulf Koch

Über den Autor

Arnulf Koch ist Gründer und Vorstand der K&K Software AG. Seit 20 Jahren kümmert sich Arnulf Koch um Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Privat bloggt er unter https://blog.arnulf-koch.de.

21. Februar 2020