30 Tipps für bessere Dashboards

Gemäß dem Motto “besser fertig als perfekt” zuerst die wichtigsten Kennzahlen visualisieren und schnell als MVP (=Minimum Viable Product) in den Produktiveinsatz bringen. Dann täglich durch die tatsächlichen Anwender benutzen lassen und Userfeedback einholen.
Anhand dieses Feedbacks kann verbessert werden.
Durch die Praxiserfahrungen und das Feedback der Anwender, entwickelt es sich vielleicht in eine ganz andere Richtung als zuerst gedacht.

Das heißt konkret: Erstmal nach wenigen Stunden Arbeit funktionsfähige Teile an die User ausliefern und stetig ausbauen – aber auch stetig ausliefern – statt Jahre an der Lösung zu bauen und die User solange nichts haben.

Wie schnell komme ich an ein Dashboard? Im Jahr 2020 ist eine webbasierte Lösung eine Grundvoraussetzung.
Wie schnell lädt das Dashboard? Wie lange dauert es, bis ich es benutzen kann?

1. Komplexe Berechnungen oder API-Abrufe aus dem Internet können recht lange dauern. Alle Daten müssen vom System bereits abgerufen und vorberechnet werden, dass das Dashboard sie nur noch anzeigen muss. Das sollten alle modernen Business-Intelligence-Lösungen von Haus aus machen. Wenn nicht: System wechseln.
2. Es muss schnelle Hardware eingesetzt werden um die Dashboards schnell aufzubauen und zum Benutzer zu übertragen.
3. Wenn einfach zu viele Elemente auf einem Dashboard sind, z.B. 100 Visualisierungen für ein 2-Stündiges-Reportingmeeting, sollten “Monster-Dashboards” in mehrere kleinere Themen-Dashboards aufgeteilt werden.

Die Ladezeit ist ein sehr großer Faktor für die Benutzerakzeptanz. Hier dürfen keine Fehler passieren.

Bei jeder Visualisierung auf einem Dashboard muss sich gefragt werden:

• Werden Daten gezeigt, die der Nutzer auch durch sein Verhalten oder seine Entscheidungskompetenz im Unternehmen verändern kann. Hier muss analysiert werden, welche Hebel der jeweilige Nutzer hat und wie man die Auswirkungen seiner Entscheidungskompetenz in Kennzahlen überführen kann.
• Werden Daten gezeigt, die auch eine Aussagekraft haben? Sind sie sinnvoll verdichtet? Sind sie zu schwach verdichtet, geht man in einer Flut von Einzeldaten unter, sind sie zu stark verdichtet, verliert man den Hebel für Gegenmaßnahmen, zum Einleiten von Veränderungen, für eine Fokussierung aus den Augen. Das muss gut geplant werden.
• Werden nur die relevanten Daten gezeigt? Z.B. im Projektcontrolling sind oft nur die Ausreißer interessant. Dann brauche ich nicht alle Projekte zu visualisieren, sondern nur die, bei denen z.B. das Zeit- oder Kostenbudget zu reißen droht. Hier müssen die relevanten Schwellenwerte gut geplant werden.

Gehen Sie gedanklich ein Meeting durch. Was sind die Fragen? Schreiben Sie sie ins Dashboard – oder ein Worddokument oder ganz herkömmlich: Fertigen Sie eine Skizze mit Stift und Papier an.
Im Idealfall ersetzt das Dashboard das gesamte Reporting-Meeting. Einige Fragen können schnell aus vorhandenen Daten visualisiert werden. Andere Fragen bleiben zuerst leer, weil erst Schnittstellen zu noch nicht vernetzten Systemen geschaffen werden müssen oder weil Daten noch nicht digital vorliegen und erst Prozesse für die Erfassung der Daten gebaut werden müssen, sodass das Dashboard am Ende eine Geschichte von Anfang bis Ende erzählen kann.

Lässt sich anhand des Dashboards eine Geschichte erzählen?

1. Was ist die Ausgangslage? Welche Fragen und Probleme müssen gelöst und erklärt werden?
2. Was baut darauf auf? Wie entwickelt sich das Reporting? Unlogische Sprünge vermeiden, sondern eine konsistente Erzählung bauen.
3. Finale: Das ist das Ergebnis der Frage? Was die Lösung des Problems

Überlegen Sie sich: Wie berichte ich zum Vorgesetzten? Und bauen Sie so das Dashboard auf.

Auch wenn eine detaillierte Visualisierung oder Tabelle die Fragen im Detail beantwortet. Setzen Sie vorher die Kernaussage in eine kurze und knackige Visualisierung oder zentrale Kennzahl. Passt der Wert, kann man die Detailvisualisierungen überspringen und das Reporting wird beschleunigt.

Die Business Intelligence Lösung muss einem immer die Möglichkeit bieten, in die Daten zu springen, um die Zusammenfassungen verfizieren zu können.
Häufig gibt es diese Szenarien in Meetings, bei denen angezweifelt wird, dass die Dashboards richtig rechnen oder die richtigen Daten ausgewählt wurden:

• “So eine niedrige Auslastung kann doch gar nicht sein. Da wurde der Urlaub reingerechnet.“
• “So ein niedriger Umsatz kann doch gar nicht sein. Da wurde Rechnung xy nicht berücksichtigt.”

Dann muss man schnell in die Daten springen können um sich anzuschauen und gegenseitig zu vergewissern, dass die Zusammenfassung korrekt ist und tatsächlich ein Problem im Unternehmen herrscht, dass angegangen werden muss.

Dazu zwei weitere Tipps:

Für das Reporting reicht meist die absolute Zahl, sodass man unabgelenkt weiterscrollen kann. Bei Handlungsbedarf oder Zweifeln, sind sofort genauere Daten visualisiert.

Zeigen Sie in einer kleinen Tabelle die Top-5-Werte (oder Top-10-Werte, je nach Relevanz der Daten) an. Meistens reicht das bereits, um eine Kennziffer zu plausibiliseren und sich nicht zu lange an dem Punkt aufzuhalten.

Stichpunktartig (nicht zu lang!) unter der Frage erklären, wie die Daten ausgewählt und gefiltert wurden.
Z.B.

• “Welcher Zeitraum wurde ausgewählt?”
• “Wie wurden Daten verdichtet? Welche Projektnummern wurden für ein abstraktes Projekt zusammengefasst und addiert?”
• “Welche Berechnungsmethode wurde gewählt?”
• “Was zählt als produktiv und als nicht produktiv
• „Wie zählen Fehlzeiten wie Urlaub, Gleitzeitabbau, Kurzarbeit, Berufsschule, Krankheit in Nenner und Zähler?”
• “Ab wann wurde ein Kunde als aktiv oder nicht aktiv gezählt?”

Welche Projektnummern werden ausgewertet und welche vielleicht nicht? Und welcher Zeitraum wird betrachtet? Damit jeder weiß, worum es geht, am besten die Datengrundlage unter die Fragestellung schreiben.

Oft ergibt es mehr Sinn, relative Zeiträume statt absolute Zeiträume zu betrachten, z.B. letzte 12 Monate statt das Jahr 2020 oder die letzten 3 Monate statt das 3. Quartal 2020 oder bei 14-tägigem Reporting die letzten 2 Wochen.
Und den Vergleich dann mit der vorherigen Periode zu führen.
Dieses Vorgehen hat viele Vorteile:

• Ich betrachte immer eine volle Periode statt z.B. ein angebrochenes Jahr, Quartal oder Monat.
• Ich vergleiche garantiert immer gleich lange Perioden (z.B. wenn ich Mitte 2020 einen Jahresvergleich 2020 zu 2019 durchführe oder mir die letzten 12 Monate mit den 12 Monaten davor vergleiche)
• Ich habe bei Jahreseffekten immer die Saisonentwicklung (z.B. ein starkes Weihnachtsgeschäft) in den Auswertungen.

Wichtig ist es, die Zeiträume unmissverständlich neben der Visualisierung zu nennen, dass keine Unklarheit herrscht, welche Daten hier gerade gezeigt werden.

Wie liest man ein Buch? So baut man ein Dashboard: Oben links ist das wichtigste Element. Dann von links nach rechts die Zeile aufbauen. und dann die Zeilen.
Ansonsten muss man die Elemente sehr markant formatieren, um die Aufmerksamkeit auf eine andere Reihenfolge zu lenken.

Weiße Flächen lassen ein Dashboard großzügig erscheinen. Es muss nicht jeder Quadratzentimeter ausgenutzt werden.

Und auch die Visualisierungen brauchen Platz, um sich zu entfalten. Sie dürfen nicht zu eng zusammengedrückt werden, dass Beschriftungen zu klein werden um sie lesen zu können oder Balken- und Tortenstücke zu klein werden, um sie schnell identifizieren können. Alle Elemente brauchen eine Mindestgröße, um sie als solche wahrnehmen zu können.
Tabellen benötigen viel Platz in der Breite um Zeilenumbrüche oder Scrollbalken zu verhinden. Einzeile Zeilen sehen viel eleganter und übersichtlicher aus.

Für TV-Dashboards, die keine Interaktion haben, sind Scollleisten tabu.
Für Reporting-Dashboards oder interaktive Dashboards ist die Situation differenzierter.
Zumal es eine Vielzahl von Scroll-Szenarien gibt:

• Scrollen der gesamte Seite:
  • horizontales Scrollen nach rechts: tabu
  • vertikales Scrollen nach unten: Kann okay sein
• Scrollen innerhalb von Elementen, besonders bei eingebetteten Tabellen:
  • horizontales Scrollen nach rechts: Kann okay sein ⇒ oft schneller als über Spalten/Listeneinstellungsauswahl Spalten ein- und auszublenden
  • vertikales Scrollen nach unten: sollte vermieden werden, da es sich mit dem vertikalen Scrollen des gesamten Dashboards stört. Wenn man mit dem Mausrad scrollt und die Maus zufällig über der Tabelle ist, scollt auf einmal die Tabelle, obwohl man das Dashboard scrollen möchte. Das verwirrt Benutzer und sollte vermieden werden. Stattdessen sollten eingebettete Tabellen eine ausreichende Höhe haben und dann einen Seiten-Umschalter [1] [2] [3] statt verschachtelte Scrollleisten.

Ein für Benutzer unerwartetes Scrollverhalten kann die Akzeptanz enorm senken, daher ist darauf enormes Augenmerk zu legen.

Wenn Dashboards gefiltert werden, dann sollte ein zentraler Filter auf Dashboardebene existieren und nicht mehrere Filter auf Diagramm-Ebene.
Und es sollte ein gut erkennbares Textelement auf dem Dashboard platziert werden, dass unmissverständlich anzeigt, ob ein Filter aktiv ist oder nicht und wenn ja, auf welchen Wert die Dashboard-Daten gerade gefiltert werden.

Mit Formatierungsmöglichkeiten arbeiten:

• Keine unterschiedlichen Schriftarten
• Fett
• Einheiten mit Leerzeichen
• Schriftgrößen
• Unwichtiges in Grau statt Schwarz

Tipp #23-30: Design der Visualisierungen

Tipp #23 Trends erkennbar machen

Tipp #24 Ausreißer erkennbar machen

Tipp #25 Legende Ja oder Nein?

Tipp #26 Was für Diagrammformen gibt es?

Tipp #27 Auf gestapelte Balken und Pivot-Tabellen setzen

Tipp #29 Eine Checkliste benutzen

Tipp #30 Gleich heute damit anfangen