Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Fragen vor dem Projektstart

Eine gute Vorbereitung, Analyse & Konzeptionsphase ebnet den Weg in ein insgesamt runden Projektablauf

Bevor die Umsetzung des Projekts starten kann, sollten alle Projektbeteiligten ausreichend über das Projekt informiert sein. Hier kommt es darauf an, ob das Projekt im klassischen Projektmanagement durchgeführt werden soll oder nach der agilen Methode nach „Scrum“. Beim klassischen Projektmanagement wird das Vorgehen bereits vor der Umsetzungsphase detailliert ausgearbeitet (dies entspricht einem Lastenheft). Im agilen Projektmanagement müssen alle Beteiligten die „Vision“ kennen und einige Rahmenbedingungen geklärt werden, bevor das Projekt starten kann. Detaillierte Planungen werden hier nicht gemacht, da dies fortlaufend während dem Projekt passiert. Erst nachdem erste Erfahrungen gemacht wurden, wird weitergeplant. So können neue Kenntnisse oder Change Requests mit in die weitere Planung einfließen.

Damit alle Seiten des BI-Projekts berücksichtigt werden, haben wir für Sie eine umfangreiche Auflistung an Fragestellungen zusammengestellt. So sind neben den Kernfunktionen der Software, wie bspw. Ihre relevanten Geschäftsprozesse abbilden zu können, auch Neben-Funktionen wie Schnittstellen, Stammdatenverwaltung etc. von großer Relevanz für ein insgesamt rundes BI-Projekt. Auch Bestandteile, die bewusst nicht zum Umfang gehören sollen, können bei der Beantwortung der einzelnen Fragen identifiziert werden.

Eine gute Vorbereitungsphase kann Störungen während des Projekts, die aufgrund von Unklarheiten entstehen können, vorwegnehmen. Sofern Sie noch kein ausgearbeitetes Lastenheft vorliegen haben, unterstützen wir Sie gerne mit unseren angebotenen Workshops. In den Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die Themen der Fragestellungen , sodass diese vor dem eigentlichen Projektstart vollständig beantwortet werden können.

Erste Frage: Agiles oder klassisches Projektmanagement?

Da sich die agile Vorgehensweise bereits in der Vorbereitungsphase zur klassischen Methode unterscheidet, sollte die Projektmanagementmethode frühzeitig festgelegt werden.

Aufgrund unserer hervorragenden Erfahrung mit dem agilen Projektmanagement ist unsere klare Empfehlung eine agile Entwicklung. Lesen Sie hierzu auch gerne unseren Blogartikel „Agiles Projektmanagement“.

Agile & klassische Fragestellungen

Ausgangssituation / IST-Zustand

  1. Wie ist die Ausgangssituation?
  2. Welches Problem ist aufgetreten?
    • Wieso besteht Handlungsbedarf?
  3. Wie wird bisher mit diesem Problem umgegangen?
  4. Wie kam es zur Projektidee?

Zielsetzung / SOLL-Zustand

  1. Ergebnis: Was genau soll am Ende des Projektes entstanden sein?
    • Welche Arbeiten soll das Produkt in Zukunft ersetzen oder erleichtern?
    • Welche neuen Möglichkeiten soll Ihnen das Produkt in Zukunft bieten können?
  2. Termine: Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
  3. Erfolgreicher Projektabschluss: Woran wird der Erfolg im Einzelnen gemessen?
    • Welche Messverfahren kommen zum Einsatz?
  4. Unternehmensstrategie: In welche langfristige Strategie soll das Produkt in Zukunft eingebunden werden?
  5. Budget: Welches Budget steht zur Verfügung? 

Produkteinsatz und funktionale Anforderungen

  1. Was soll das Produkt genau leisten?
  2. Von wem soll das Produkt bedient werden? 
    • Wie hoch ist die Qualifikation der verschiedenen Bediener?
  3. An wie vielen und welchen Standorten soll das Produkt bedient werden?
  4. Muss Mehrsprachigkeit gegeben sein?
    • Wenn ja: welche Sprachen?
    • Muss die Mehrsprachigkeit an allen Programmteilen gegeben sein?
      • Wenn nein: an welchen?

Masken und Formulare

  1. Welche Eingabemasken müssen erstellt werden?
  2. Welche Validierungen (Daten und Abläufe) in den Eingabemasken müssen programmiert werden? 
  3. Welche Daten müssen weiterverarbeitet und berechnet werden?
  4. Welche Ausdrucke und Reports gibt es?

Daten, Datenstruktur und Schnittstellen

  1. Existiert bereits eine Datenstruktur als Basis, z.B. eine Datenbank oder Excel-Tabelle?
  2. Müssen Altdaten importiert werden? Einmalig oder Regelmäßig
  3. Welche Schnittstellen gibt es?
  4. Gibt es Datenblätter zu den Schnittstellen? 
  5. Welche Daten werden ggf. geliefert? (andere Datenbanken o.ä.)
  6. Existieren Ansprechpartner und Supportverträge bei anzubindender Software und Maschinen?
  7. Welche Daten müssen von uns bereitgestellt werden? (= Schnittstelle)
  8. Welche Daten werden auf andere Weise ausgetauscht? (Email, etc.)
  9. Existieren IoT-Daten (Internet of Things) und Sensordaten?
  10. Müssen IoT-Geräte und Sensoren für das Projekt designt, gebaut und eingebunden werden?
  11. Müssen Daten verdichtet, analysiert und verarbeitet werden?
  12. Sind manuelle Prozesse und manuelle Rückmeldungen notwendig?

Zielplattform

  1. Für welche Plattform soll entwickelt werden? Nur eine browserbasierte Webanwendung und/oder noch ein Desktop-Programm und/oder eine Smartphone-App?
    • Plattformunabhängige Webanwendung: In welchen Browsern soll es laufen:
      • Nur aktive Webkit-Browser (jeweils neuste Version von Google Chrome, Microsoft Edg, Android-Webkit)
      • Alternative Browser (Mozilla Firefox, Apple Safari….)
      • Sollen explizit auch ältere Browserversionen (oder nur die aktuellen) unterstützt werden
      • Ältere Browser (Internet Explorer) und andere Exoten (Opera)
    • PWA = Progressive Web App für Android und iOS
    • Native App auf Smartphones und Tablets
      • Welche Systeme? iOS (iPhone, iPad), Android (Google, Samsung, Sony, HTC,…), Windows Phone,….
      • Welche Generation
      • Verteilung über welche App-Stores
    • Klassisches Desktop-Programm: Windows und/oder MacOS und/oder Linux?
  2. Welche Mindestanforderungen für die Endgeräte können vorausgesetzt werden?
    • Bildschirmauflösung, Arbeitsspeicher, Version des Betriebssystems, .net-Version
    • Bei Smartphones können alternativ zu technischen Daten auch konkrete Geräte angeben werden, ab denen die Anwendung funktionieren muss (z.B. ab iPhone 8, und ab Samsung S10). Hinweis: Je ältere Endgeräte unterstützt werden müssen, desto mehr Aufwand.
  3. Gibt es darüber hinaus spezielle Rahmenbedingungen, in denen das Produkt zum Einsatz kommen soll?
    • (z. B. Spezielle Hardware, Abrufbarkeit, Kompatibilität zu anderen Programmen)
  4. Welche Anforderungen werden an das Backend gestellt?
    • Betriebssystem (Linux, Windows, …)
    • Ressourcenverbrauch
    • Skalierung

Lizenzierung und Quellcode

  1. Sollen Lizenzen von Modulen, Steuerelementen, Frameworks etc. ausschließlich geeignete Open Source sein, so dass das Produkt problemlos beliebig oft ohne Lizenzkosten eingesetzt bzw. verteilt werden kann.
  2. Welche Lizenz sollen die Leistungen des Dienstleisters sein?
  3. Welche Nutzungsrechte werden erwartet? Beschränkt oder unbeschränkt?
  4. Wird die Übergabe des Quellcode erwartet? 
    • Welches zusätzliche Budget ist dafür vorhanden?
    • Wie wird mit vor dem Projekt vorhandenen und eingebrachten Quellcode umgegangen, der als Basisbibliothek in verschiedenen Projekten eingesetzt wird?

Infrastruktur

  1. Wer ist für den Betrieb verantwortlich? Eigene IT oder externer Dienstleister?
  2. In welche Infrastruktur muss es eingebunden werden?
  3. In welchem Rechenzentrum wird es gehostet?
    • On Premise (am Standort des Kunden)
    • Private Cloud (private, exklusive Server in einem vertrauenswürdigen, deutschen Rechenzentrum)
    • Public Cloud (Microsoft Azure, Amazon AWS, Google Cloud Platform)
  4. Welche Internetbandbreite und Transfervolumen steht realistisch zur Verfügung?
  5. Wie ist das Backupkonzept?
    • Wie oft wird gesichert? Minütlich, Stündlich, Täglich, Wöchentlich
    • Wie viele Backupstände werden aufgehoben?
    • Wie oft sollen Restore-Tests (“Feuerwehrübungen”) gemacht werden?

Nichtfunktionale Anforderungen

  1. Soll das Produkt erweiterbar sein?
  2. Sollen Änderungen möglich sein?
  3. Soll das Produkt eine bestimmte Benutzbarkeit erfüllen? Benutzerfreundlichkeit?
  4. Welche Ansprüche werden an die Wartbarkeit gestellt?
  5. Welche Zuverlässigkeit muss gegeben sein?
  6. Welche Effizienz wird angefordert?
  7. Welche Anforderungen werden an die Bedienbarkeit gestellt? Sollte eine bestimmte Form von Barrierefreiheit gegeben sein?
  8. Welche Anforderungen werden an das Design gestellt?
    1. Sollen Spezialisten hinzugezogen werden, z.B. Grafiker, Userinterface-(UI-)Experten, User-Experience-(UX-)Experten?

Dokumentation

  1. Wie ausführlich soll der Quellcode für Entwickler dokumentiert werden? 
  2. Soll das Programm für Endbenutzer dokumentiert werden? Wie ausführlich?
  3. Welche Dokumente/Hilfesysteme soll es darüber hinaus geben? Z.B. FAQ, Installationsanleitung, Supportforen, Social Intranet

Lieferumfang, Inbetriebnahme und laufende Betreuung

Diese Punkte betreffen v.a. typische Arbeiten und Leistungen nach der Abnahme und Übergabe der Software. Es ist hilfreich, wenn die zu jeder Position eingeplanten (Zeit-) Budgets genannt werden.

  1. Falls von uns die Installation / Inbetriebnahme vorgenommen wird: wird uns der (uneingeschränkte) Zugang zum Testserver und/oder Produktivserver gewährt?
  2. Was genau soll in welcher Form geliefert werden?
  3. Was gehört nicht mehr zum Lieferumfang?
  4. Was liefern andere Dienstleister und andere Hersteller? Wer koordiniert die Abstimmung?
  5. Wer soll die Installation vornehmen?
  6. Wie wird die Produktiveinführung geplant? (Zeitfenster, Datenübernahme, Schulung, Begleitung des Anlaufes)
  7. Wer soll die laufende Wartung der Plattform vornehmen?
  8. Wer soll die laufende Wartung der Software vornehmen?
  9. Wer übernimmt First-Level-Support, Second-Level-Support, Third-Level-Support?
    • Welche Reaktionszeiten werden erwartet?
  10. Wie ist die laufende Betreuung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung geplant?
  11. Wie werden Updates eingespielt? Gibt es Zeitfenster?
  12. Welche Entwicklungs-, Test- und Staging- und Produktivsysteme gibt es? 
    • Sind sie sauber getrennt? 
    • Wie oft werden Daten vom Produktivsystem in die Testsysteme gespielt?
    • Wer kümmert sich um die Erstellung, Betrieb und Wartung der Testsysteme?
  13. Welches Budget für einen Wartungsvertrag (für Code, Software, Plattform, Technik, Weiterentwicklung) ist vorgesehen?
  14. Welches Budget für einen Supportvertrag (für Hotline, Schulung, Hilfe, Fehlerbehebung) ist vorgesehen?

Abnahmekriterien und Qualitätsanforderungen

  1. Wer testet das Programm?
  2. Werden automatisierte Tests verlangt?
  3. Welche Qualitätsanforderungen werden an das Projekt gestellt?
  4. Welches QM-System und welche Unterlegen daraus gelten für das Projekt?

Sonstiges (Offene Punkte)

  1. Was konnte noch nicht geklärt werden?
  2. Wer kümmert sich bis wann um die Klärung?
  3. Wie werden Entscheidungen im Projekt herbeigeführt?

Haftung und Versicherung

Hinweis: Typischerweise werden keine Versicherungen für einzelne Projekte abgeschlossen und einkalkuliert. Insbesondere Versicherungen für Vermögens- und Folgeschäden können den eigentlichen Projektumfang erheblich übersteigen. Siehe auch AGBs.

  1. Welche Haftung und Versicherung wird erwartet?
    • Keine Haftung
    • Haftung für direkte Schäden
    • Haftung für Vermögens- oder Folgeschäden durch Ausfälle oder Datenverlust?
    • Haftung für Personenschäden
  2. Bei welcher Fahrlässigkeit? 
    • Keine Haftung
    • Bei Vorsatz
    • Bei grober Fahrlässigkeit. Wie ist die im Projektumfang definiert?
    • bei einfacher Fahrlässigkeit. Wie ist die im Projektumfang definiert?
  3. Bis zu welcher maximalen Schadenshöhe?
    • Keine Haftung
    • 10% vom Auftragswert
    • 50% vom Auftragswert
    • 100% vom Auftragswert
    • Fester €-Wert
    • unbegrenzt

Begleitung des Projektes

  1. Welche Personen und Ressourcen stehen seitens des Kunden für die Projektumsetzung zur Verfügung?
  2. Ist immer ein Ansprechpartner für fachliche Fragen greifbar oder stehen nur einzelne Termine für Abstimmungen zur Verfügung?
  3. Wie viele Stunden pro Woche stehen die Ansprechpartner zur Verfügung?
  4. Werden Tests vom Kunden übernommen oder soll das komplette Testen von K&K Software übernommen werden?
    • Hinweis: Tests aus Endanwendersicht durch den Kunden sind dringend empfohlen!

Zusätzliche Fragen bei agilem Projektmanagement

Projektphasen und Meilensteine

  1. Wer stellt den Product Owner?
    • Kann der Kunde einen Product Owner stellen, der an zwei Meetings (Planning* und Review*) pro Sprint teilnimmt und laufend das Product Backlog pflegt? 
    • Falls eine persönliche Anwesenheit nicht möglich ist, wären Videokonferenzen eine Alternative.
  2. Wer stellt den Scrum Master?
  3. Wer sind alles Stakeholder?
  4. Welche Sprint-Dauer wird gewünscht?

Zusätzliche Fragen bei klassischem Projektmanagement

Sonstiges (Offene Punkte)

  1. Wie kommen Veränderungen in das Lastenheft*?
  2. Wer darf sie einbringen?
  3. Wer muss zustimmen?
  4. Wer hat ggf. ein Vetorecht?
  5. Existiert ein ausreichendes Zeit- und Geldbudget für Change-Requests`?

Projektphasen und Meilensteine

  1. Wer stellt den Projektmanager?
  2. Welches Zeit- und Kostenbudget ist für Projektmanagement eingeplant?
  3. In welchem Rhythmus finden die Jour-Fixe statt
  4. Welche Phasen sind im Projektverlauf vorgesehen?
  5. Welche Meilensteine sind einzuhalten?
  6. Was genau (gem. SMART-Kriterien) ist an den Meilensteinen zu liefern?

Abnahmekriterien und Qualitätsanforderungen

  1. Anhand welcher Kriterien wird die Projektleitung zum Projektende und an den Meilensteinen entlastet?
  2. Welchen Gremien gegenüber soll die Projektleitung berichten?

Veränderungen von Anforderungen

  1. Aus Erfahrungen verändern sich Anforderungen während dem Entwicklungsprozess. Insbesondere wenn Funktionen umgesetzt sind und man damit arbeiten kann, fallen Benutzern typischerweise viele weitere Verbesserungen und neue Funktionen ein, die sinnvoll und logisch sind, aber eben nicht in der Ursprungsspezifikation und somit nicht in der Kalkulation enthalten sind und bei der Umsetzung einen kostenpflichtigen Mehraufwand verursachen. Für agile Entwicklung ist dieser Punkt irrelevant, da diese genau auf die Problematik eingeht, siehe dazu nähere Erläuterungen am Ende.
  2. Existiert eine vollständige und  genaue Detailspezifikation aller Masken und Funktionen, um auszuschließen, dass es während dem Projektverlauf zu Änderungen kommen kann?
  3. Existiert ein angemessenes (Zeit- und Finanz-) Budget für Erweiterungen und Änderungen („Change Request“) während der Projektphase?

Nun haben Sie es geschafft und unseren Fragenkatalog durchgearbeitet. Gerne unterstützen und beraten wir Sie hierzu. 

24. Februar 2020

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