Für bessere und schnellere Entscheidungen

So entsteht Ihre BI-Lösung – Standard-Digitalisierungsprozess

Eine Zahl kann irren, tausend Zahlen sind wegweisend. Wir helfen Ihnen, Ihre Zahlen zu bündeln, sie dank graphischer Visualisierung leicht und einfach verständlich zu machen. Denken Sie an einen Bienenkorb, in dem unglaublich viel vor sich geht. Und doch hat man am Ende ein klar strukturiertes, logisch aufgebautes Konstrukt, das flexibel und reaktionsfähig ist. Sie glauben, in Ihnen steckt keine Bienenkönigin? Wir beweisen Ihnen das Gegenteil!

Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software

Ausgangslage

Beobachten Sie in diesem Blogpost wie sich die hier grafisch dargestellte  Ausgangslage zu der oben abgebildeten vollständigen Grafik zusammenfügt.

Ausgangslage ist ein typisches Unternehmen mit den Abteilungen und separaten IT-Systemen für ERP, CRM, Projektsteuerung, … und manuellen (Excel-) Reporting an Controlling,  Management und Geschäftsführung. 

Durch eine Business-Intelligence-Lösung wird das Reporting im Unternehmen vollständig automatisiert und so die Effizienz gesteigert und Kosten gesenkt.

 

Ausgangslage

Die Grafik zeigt die Ausgangslage im Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software

1.1 Daten automatisiert sammeln

 

Es gibt verschiedenste Systeme wie ERP, CRM, MES, Projektsteuerung, Zeiterfassung sowie viele Maschinen mit eigenen Datenbanken. Diese Systeme sind nicht miteinander vernetzt.

Herausforderung:

  • Viele unterschiedliche Datenquellen

Leistungen K&K:

  • Daten in zentrale Datenbank zusammenführen
  • Untersuchung der vorhandenen Systeme
  • Zugriff über vorhandene Schnittstellen auf die Datenbank
  • Automatisierung des Prozesses

K&K untersucht jedes System (fängt typischerweise mit einem führenden System wie ERP oder in einem Prozess mit hohem Bedarf an wie einem Produktions- oder Logistikprozess an) und greift über vorhandene Schnittstellen auf die Datenbank zu und baut einen automatisierten Prozess, der die notwendigen Daten zeitgesteuert (minütlich, stündlich, täglich, …) in eine zentrale SQL-Datenbank kopiert.

Ergebnis:

  • Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können jetzt zentral angesprochen werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 1.1. „Daten automatisiert sammeln“.

1.2 Programmierung von Schnittstellen

 

Schnittstellen sind bisher noch gar nicht vorhanden oder werden noch unzureichend genutzt.

Herausforderung:

  • Schnittstellen fehlen/ werden nicht genutzt

Leistungen K&K:

  • Bestehende Schnittstellen nutzen
  • Neue Schnittstellen programmieren

Viele – gerade älteres – ERP-Systeme, CRM-Systeme, usw. haben noch keine Schnittstellen oder nur rudimentäre Export-Funktionen, z.B. als CSV. Hier baut unser Entwicklungs-Team Schnittstellen um die Daten automatisiert (ohne manuellen Eingriff) in eine zentrale, verknüfte Datenbank zu exportieren. Für viele Systeme haben wir aus unserer 20-jährigen Tätigkeit bereits fertige Schnittstellen „in der Schublade“ oder universelle Frameworks, so, dass dieser Schritt besonders schnell und effizient ausgeführt wird.

Ergebnis:

  • Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können jetzt zentral angesprochen werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 1.2. „Programmierung von Schnittstellen“.

1.3 IoT-Datensammler erstellen

 

Es wäre nützlich, wenn man automatisierte Sensoren hätte, die Daten erfassen.

Herausforderung:

  • Daten werden nicht erfasst
  • Alte Maschinen liefern keine Daten

Leistungen K&K:

  • Design, Bau und Implementierung von IoT-Datensammlern
  • Produktion von Prototypen, Einzelstücken und Kleinserien (inkl. 3D-Druck vom Gehäuse)

Analyse wie man Daten abgreifen kann

  • Konsultation Hersteller
  • Bauen eigener Datensammelhardware
  • Bauen von Sensor-Boards

Mittels autonomen IoT-Datensammlern (IoT = Internet of Things) können individuelle Messwerte erfasst werden. K&K Software hat sehr lange Erfahrung im Bau und Programmierung von IoT-Hardware mit Raspberry Pi, Arduino, Microcontrollerprogrammierung, Platinenrechnern, Mini-Rechnern.
Sensoren können simple sein (Lichtschranken, Zählwerke, Temperatur, Feuchte, Gaskonzentrationen, …) oder komplex (Lokalisierung mittels Bluetooth-Beacons, WLAN-Lokalisierung, Geofencing, …).
Unsere Leistungen umfassen dabei:
Konzepterstellung, Prototypenbau, Softwaredesign, IT-Security-Aspekte, ggfs. Userinterface, Softwareprogrammierung, Gehäusekonstruktion, 3D-Druck, Mini-Serienproduktion.

Ergebnis:

  • Sensor-Daten liegen in einer zentralen Datenbank und können jetzt zentral angesprochen werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 1.3. „IoT Datensammler erstellen“.

2.1 Data-Broker erstellen

 

Daten aus verschiedenen Systemen sind nicht richtig kompatibel.
Es gibt keine gemeinsamen Schlüssel oder keine eindeutigen Schlüssel oder Daten laufen über.
Die Daten werden manuell in Excel kopiert und manuell verknüpft, mittels Excel-Formeln vorberechnet und dann manuell verdichtet.

Herausforderung:

  • Daten sind nicht verknüpft
  • Daten werden manuell in Excel kopiert

Leistungen K&K:

  • Programmierung Data Broker Services
  • Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen

Verknüpfung der Daten von verschiedenen Datenquellen.

  1. Anreichern von Daten mit Schlüsselinformationen (z.B. Kundennummern, Projektnummern, Rechnungsnummern, Mitarbeiternummern, ….)
  2. Anreichern der Daten um notwendige Metadaten.
  3. Nutzen der Schlüsselinformationen, um Daten aus verschiedenen Quellen/Systemen miteinander zu verbinden und so systemübergreifende Auswertungen zu ermöglichen.
  4. Implementierung der Regeln – gleich wie komplex – mit denen ein Mensch die Daten in Beziehung setzt mittels Algorithmen.

Je nach Umgebung und Anforderung kann dies mittels multipler, unabhängiger Microservices oder einer monolithischen Middleware-Schicht implementiert werden.

Ergebnis:

  • Daten verschiedener System sind verknüpft und können jetzt in Beziehung gesetzt und ausgewertet werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 2.1 „Data Broker erstellen“.

2.2 Webbasierte Rückmeldungen

 

Nicht zu automatisierende Rückmeldungen von Projektleitern (z.B. subjektive Einschätzung vom Projektfortschritt), Technikern, Buchhaltern, Logistern etc. erfolgen per E-Mail oder Telefon und müssen per Hand in Systeme eingepflegt werden.

Herausforderung:

  • Rückmeldungen erfolgen noch analog per E-Mail oder Telefon

Leistungen K&K:

  • Programmierung Webinterface für Rückmeldungen

Erstellung intelligenter und maximal benutzerfreundlicher Apps, Webapps oder Webseiten, zur Rückmeldung von Daten. Durch intelligente Vorbelegung möglichst aller Spalten, Anzeige von zugehörigen Informationen, Anzeige der letzten Rückmeldungen etc. wird es für den Rückmelder möglichst einfach und komfortabel gemacht, die Informationen einzugeben oder im Idealfall nur noch zu bestätigen. Das erhöht die Akzeptanz der Systeme.
Durch Validierungsregeln werden Eingabefehler automatisch verhindert bzw. minimiert. Dies erhöht die Datenqualität.

Ergebnis:

  • Manuelle Daten werden automatisiert erfasst und müssen nicht 2x von Menschen angefasst werden ⇒ enorme Arbeitszeitersparnis

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 2.2 „Webbasierte Rückmeldungen“.

2.3 Erinnerungen an Rückmeldungen

 

Sehr oft werden manuelle Rückmeldungen im Alltagsstress der Fachabteilung vergessen und im Controlling nimmt das Erinnern an die Rückmeldungen eine erhebliche Zeit ein und dieser sich ständig wiederholende Prozess ist für alle Seiten frustrierend.

Herausforderung:

  • Den Rückmeldungen muss nachgelaufen werden

Leistungen K&K:

  • Programmierung Erinnerungssystem für Rückmeldungen

Erstellung eines Systems, dass fehlende Rückmeldungen automatisch erkennt und die Personen an die notwendige Erfassung erinnert.

Dies kann in Stufen ablaufen, z.B

1 Tag vorher ⇒ Mitarbeiter wird benachrichtigt
Stichtag ⇒ Mitarbeiter wird erinnert
1 Tag überfällig ⇒ Mitarbeiter wird erinnert
2 Tage überfällig ⇒ Teammitglieder werden erinnert
3 Tage überfällig ⇒ Vorgesetzter wird informiert

Ergebnis:

  • Erinnerungen an manuelle Prozesse erfolgen automatisch und müssen nicht von Menschen angefasst werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 2.3 „Erinnerungen an Rückmeldungen“.

3.1 BI Software installieren

 

Die ausgewählte BI-Software wird installiert. Das ist typischerweise eine Open Source Software wie Radash oder Grafana, eine kommerzielle Software wie Tableau, Microsoft Power BI oder Google Data Studio oder eine Eigenentwicklung in Microsoft Visual Studio / Microsoft .NET / .NET Core oder Laravel.

Herausforderung:

  • Abstimmung mit IT-Strategie (Public Cloud, Private Cloud, OnPremises)

Leistungen K&K:

  • Abstimmung mit IT-Abteilung
  • Installation Software bzw. Einrichtung der Cloud-Lösungen
  • Vernetzung mit den Datenbank, Schnittstellen, Data Broker, etc.

Die Installation kann OnPremise (bei Ihnen im Haus), in der Private Cloud (in einem eigenen Rechenzentrum oder im K&K-Rechenzentrum) oder in der Public Cloud (Amazon AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Computing, Hetzner Cloud) erfolgen. Auch moderne Zwitterkonzepte wie Hyprid Cloud bzw. Hyperconvered (Teile der Infrastruktur im Haus und andere Teile im Rechenzentrum) könnten sinnvoll sein und von uns implementiert werden.

Weiterhin erfolgt die Einrichtung der Schnittstellen zur Datenbank und zum Data Broker.

Ergebnis:

  • Fertig konfigurierte BI-Software mit erstem Dashboard

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&k erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 3.1 „BI Software installieren“.

3.2 Dashboard erstellen

 

Mitarbeiter in Controlling, Projektleitung, Teamleitung und Abteilungsleitung sind oft Tage damit beschäftigt, Präsentationen aus den Zahlen zu erstellen.
Diagramme werden zeitaufwändig in Excel erstellt.

Herausforderung:

  • Manuelle Erstellung von Auswertungen und Präsentationen

Leistungen K&K:

  • Erstellung von Dashboards
  • Herausarbeiten der Fragestellungen.
  • Erarbeiten geeigneter Visualisierungsformen für die Fragestellungen.
    • Ein Einblick in Open Source Visualisierungsmöglichkeiten bietet z.B. https://echarts.apache.org/examples/en/
    • Das ist mind. gleichwertig mit kommerziellen Lösungen, wenn es sie nicht sogar übertrifft.
  • Zusammenstellung verschiedener Visualisierungen in Dashboards.
  • Zusammenstellung verschiedener Dashboards für unterschiedliche Nutzergruppen (Vorstand/Geschäftsführung, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Controlling, Projektmanagement, Logistik, ….) samt Zugriffsrechte und Rechtemanagement.
  • Die Dashboards berechnen und aktualisieren sich automatisch, sobald neue Daten vorliegen.

Ergebnis:

  • Erinnerungen an manuelle Prozesse erfolgen automatisch und müssen nicht von Menschen angefasst werden.

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&K erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 3.2 „Dashboard erstellen“.

3.3 Dashboards optimieren

 

Die Beschäftigung mit der Datenanalyse und Meetings nehmen zu viel Zeit in Anspruch.
Die Darstellung ist für Nicht-Eingeweihte zu komplex und erklärungsbedürftig

Herausforderung:

  • Auswertungen und Dashboards sind zu komplex

Leistungen K&K:

  • Vereinfachung von Dashboards

Es ist viel schwieriger, ein übersichtliches, einfaches Dashboard zu erstellen als ein überladenes Dashboard.
Typische Maßnahmen sind:

  1. Verdichten der Dashboards auf die interessanten Daten (z.B. 100 aktive Projekte, 90 sind “grün”, 6 “gelb”, 4 “rot” ⇒ Dashboard zeigt nur dieses Verhältnis und die 6 gelben und 4 roten Projekte an statt einer Liste/Auswertung über 100 Projekte)
  2. Wählen von Darstellungsformen, die besonders gut geeignet sind, um schnell erfasst zu werden (Ampel rot, gelb, grün sowie historische Verläufe)
  3. Aufbau der Dashboards, dass sie auch für Stellvertreter, Nicht-Eingeweihte, neue Mitarbeiter, … zu verstehen sind (Z.B. über jeder Auswertung die Fragestellung und weitere Hintergrundinformationen und Zielwerte sowie die Begründung für die Zielwerte darstellen oder verlinken), übersichtliche Grafiken lassen schnell erkennen um was es geht

Ergebnis:

  • Übersichtliche und benutzerfreundliche Dashboards

 

Fortschritt

Die Grafik zeigt den Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software. Diese baut sich mit jeder von K&K erbrachten Leistung weiter auf. Hier Schritt: 3.3 „Dashboards optimieren“.

4.1 Trend-Erkennung

 

Es werden zu viele Daten visualisiert und man erkennt keine Trends, insbesondere nicht intuitiv.
Ich schaue mir Momentaufnahmen statt Langzeitentwicklungen an

Herausforderung:

  • Trends werden nicht auf dem ersten Blick erkenntlich

Leistungen K&K:

  • Identifikation und Darstellung von Datensets
  • Kennzeichnung kritischer Stellenwerte
  • Sichtbar machen von Trendverläufen

Analyse der Daten und Fragestellungen um die für die tatsächliche Trenderkennung notwendigen Datensets zu identifizieren und geeignet darzustellen.
Einzeichnen von kritischen Schwellenwerten.
Einzeichnen von Trendverläufen.

Ergebnis:

  • Intuitiv zu erfassende Trends.

 

Fortschritt

4.2 Muster-Erkennung (manuell)

 

Es gibt scheinbar keine klaren Ursache-Wirkung-Zusammenhänge.

Herausforderung:

  • Keine klaren Ursache-Wirkung-Zusammenhänge

Leistungen K&K:

  • Datenanalyse

Datenanalyse um Ursache-Wirkung-Zusammenhänge zwischen Daten und Ereignissen in unterschiedlichen Systemen zu suchen und sichtbar und nutzbar zu machen und früher proaktiv reagieren zu können, bevor negative Auswirkungen zum Tragen kommen.
Z.B. Ausschuss- oder Ertragstrends von Produktionsanlagen können Verschleiß einzelner Bauteile bestimmter Maschinen vorhersagen und können abgestellt werden, bevor es zu einem Ausfall und somit Produktionsunterbrechung kommt.

Ergebnis:

  • Bericht des K&K-Datenanalysten

Abgrenzung:

  • Keine Folgeprozesse und Maßnahmen, die sich aus dem Bericht ergeben,

 

Fortschritt

4.3 Muster-Erkennung (Machine-Learning / AI / KI)

 

Es können von Menschen keine Muster erkannt werden.

Herausforderung:

  • Menschen können keine Muster erkennen

Leistungen K&K:

  • Aufbau und Training eines neuronalen Netzwerkes

Aufbau und Training eines neuronalen Netzwerkes, um mit Methoden der Künstlichen Intelligenz (KI bzw. AI = Artifizielle Intelligenz) und Maschinelles Lernen (Machine Learing, Deep Learning) Muster, Zusammenhänge und Aussagen aus Daten zu treffen. Hierbei können auch externe Datenquellen mit einbezogen werden.

Ergebnis:

  • Trainiertes KI-Modell mit automatisiertem Reporting

Abgrenzung:

  • KIs erkennen sehr gut Zusammenhänge, häufig auch, wo Korrelation und Kausalität nicht zusammenhängen.

 

Fortschritt

5.1 Alarmierung

 

Die Dashboards, Reportings und Präsentationen müssen aktiv überwacht werden, um Ausreißer zu erkennen.

Herausforderung:

  • Fehlende ständige Überwachung

Leistungen K&K:

  • Erstellung von Triggern
  • Automatische Benachrichtungen

Erstellung von Triggern, die eine geeignete Benachrichtung oder Alarmierung auslösen.
Trigger:
Das können einfache Wenn-Dann-Regeln sein (“Wenn Temperatur im Serverraum über 30°C, dann benachrichtige die Klimaanlagenverantwortlichen”) oder beliebig komplexe Regelsets.

Benachrichtigung:
Das kann ein Hinweis auf den Dashboards sein, eine E-Mail, eine Nachricht in Messaging-Software wie Microsoft Teams oder Telegram oder dem ERP/CRM-Newsstream oder eine App oder SMS-Benachrichtigungen für höchste Aufmerksamkeit.

Ergebnis:

  • Direkte Benachrichtigung bei Ereignissen

 

Fortschritt

5.2 Vorhersagen (Predictive Analytics)

 

Die Daten gewähren nur einen Blick in die Vergangenheit

Herausforderung:

  • Keine klaren Ursache-Wirkung-Zusammenhänge

Leistungen K&K:

  • Datenanalyse

Erstellung von Vorhersagen für die Zukunft aus den kombinierten Datenquellen.
Z.B. eine Liquiditätsvorhersage kann mittels vernetzen Daten von Buchhaltung, Produktion, Urlaubskalender, Auftragseingang im CRM, historisches Zahlungsverhalten der Kunden usw. über sehr lange Zeiträume sehr exakt berechnet bzw. vorhergesagt werden.

Ergebnis:

  • Reporting-Dashboard zu der Fragestellung

Abgrenzung:

  • Genauigkeit der Vorhersage hängt von der Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten ab.

 

Fortschritt

Et voilà

Fertig ist unser Digitalisierungsprozess. Die einzelnen Schritte fügen sich nun zu einem kompletten Bild:

Standard-Digitalisierungsprozess bei K&K Software
Vorstand der K&K Software AG Arnulf Koch

Über den Autor

Arnulf Koch ist Gründer und Vorstand der K&K Software AG. Seit 20 Jahren kümmert sich Arnulf Koch um Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Privat bloggt er unter https://blog.arnulf-koch.de.

21. Februar 2020

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